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Diseño, comunicación, logística y control en la organización de eventos

Traina, Martín [ver currículum del autor, docente de la Facultad de Diseño y Comunicación]

Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXIV.

Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXIV.

ISSN: 1668-1673

XVIII Jornadas de Reflexión Académica en Diseño y Comunicación 2010.

Año XI, Vol. 14, Agosto 2010, Buenos Aires, Argentina. | 210 páginas

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Los eventos y sus profesionales

No son nuevos. Los eventos y su organización nos acompañan desde que el hombre vive en sociedad, desde siempre. De por sí todos participamos de ellos y de uno u otro modo los hemos organizado.

Pero su estudio como una disciplina profesional de manera estructurada, con la elaboración de contenidos que transmiten un saber hacer, eso es algo reciente, menos de veinte años seguramente. Es por eso que la actividad profesional está en manos de organizadores que en su gran mayoría no han pasado por una capacitación formal.

Hoy todos pueden ser organizadores de eventos basados en la práctica y experiencia y son pocos los que combinan esto con una adecuada formación integral. Los profesionales que se dedican a estas tareas provienen de las más diversas actividades: publicidad, turismo, hospitalidad, marketing, gastronomía, asistencia ejecutiva, relaciones públicas y también organizadores profesionales de eventos.

Por todo esto la actividad todavía debe ganarse un lugar con identidad propia que por ahora insinúa pero falta concretar con autoridad.

Los eventos como herramientas de comunicación que son, tienen la pretensión de influir en los que participan de ellos. Por eso podemos hablar de las ideas que los crean, los procesos que los planifican, las operaciones que los ponen en funcionamiento y las mediciones que evalúan sus desempeños, y que todo esto en su conjunto conforma el mundo en el que transitan. Acá es donde la educación formal puede dar aportes y buscar superar limitaciones existentes.

No es nuevo y ya hay ciertos movimientos en el mundo que proponen un enfoque ordenado y claro que definitivamente encuadre la actividad en una especialidad en manos de los que se preparan y saben hacer eventos.

En este sentido es necesario definir algunos conceptos claves:

- Organización de Eventos: es la actividad que da solución a las necesidades de empresas y particulares de generar valor comunicando a través de acciones, en un momento y en un lugar, involucrando distintos participantes que interactúan en pos de conseguir determinados objetivos.

- Diseño de Eventos: es concebir como generar valor a través del evento, creando la experiencia, su contenido, el formato y el contexto.

- Comunicación de Eventos: es el proceso de instalar en la conciencia de las personas a las que se quiere influir el evento que estamos comunicando.

- Dueños de los eventos: son aquellos que invierten los recursos necesarios para realizar el evento y por ello tienen la posibilidad de definir los objetivos a alcanzar.

- Logística para eventos: es la actividad profesional que asegura que todas las opere raciones y dinámicas del evento sean realizadas de forma tal que materialicen el diseño propuesto, para de esta manera alcanzar los objetivos planteados al menor costo.

- Objetivos de los eventos: son la razón de ser que justifican la realización del evento. Generalmente son múltiples y diferentes entre los distintos participantes. El objetivo central da respuesta a la necesidad de los dueños del evento. Los secundarios a los demás participantes. En última instancia hablamos de incrementar el valor de los que participan del mismo.

- Responsable del evento: el evento es un proyecto y tiene alguien que se hace cargo y dirige su desarrollo.

- Auditoría del evento: es la manera de controlar los resultados obtenidos a través del evento para optimizar la inversión y medir la efectividad de las acciones.

Entonces la capacitación formal deberá repensar sus contenidos para hacer foco en las necesidades actuales, es decir tanto en el diseño del evento como en su materialización, dónde está la acción, la comunicación del mismo y su realización.

Tendencias

- Especialización: necesidades más específicas en las empresas y particulares que implican soluciones a medida y profesionales especializados.

- Globalización y cambios estructurales: el fácil acceso a las comunicaciones, los nuevos conceptos de proximidad y la interacción global traen cambios en las estructuras sociales y en las personas a los cuales los eventos deben adaptarse.

- Generación del milenio: nuevas formas de entender la realidad y de interactuar se están manifestando en las nuevas generaciones y traerán importantes cambios en la actividad durante los próximos años.

- Experiencia: el concepto touch and feel presente en los eventos. El asombro pierde lugar ante la experiencia. Los participantes pretenden modificar su situación de testigos a protagonistas, de receptores a experimentadores.

- Comunicación saturada: ante la increíble cantidad de estímulos que recibimos a diario, los eventos vivenciales demuestran su gran capacidad de impacto.

- El uso de las bases de datos como herramienta de contacto: la captación de recursos, la promoción y convocatoria a partir del uso de las mismas y la necesidad de un manejo inteligente y eficiente

- Emotivo vs. racional: crece la emoción como legitimización de las decisiones y motor del consumo. A veces la emoción es sentir que se es muy racional.

Desempeño profesional

- Diseño de Eventos: El diseño como elemento contenedor sobre el que se desplazan las ideas, como plataforma para construir el escenario en el cual la influencia sea posible. Sin un adecuados diseño no hay norte, no podemos planificar adecuadamente y mucho menos realizar el evento a partir de una logística que esté en armonía con las ideas originarias. Por ello es necesaria la integración de conocimientos sobre el comportamiento humano, la sociedad, las técnicas de comunicación, las necesidades actuales de los que demandan eventos, la forma de relacionarnos, el arte y el entretenimiento que consumimos, los cambios culturales, etc. Todo lo que involucre conocer y dar respuestas a esas empresas y personas que esperan de nosotros una herramienta de expresión. Estos conocimientos estructurados adecuadamente podrán otorgarnos la especialización necesaria para diseñar los eventos exitosos de los próximos años.

- Comunicación: Los eventos son y necesitan comunicación. Concebidos para influenciar, debemos trabajar con su esencia: el concepto a comunicar.

A partir de una precisa definición de los objetivos del evento materializamos el mensaje en una serie de palabras que relacionadas dan sentido a lo que se quiere expresar, en forma clara, sintética e impactante. Obtenemos el concepto que será reflejado en el diseño, en su realización y que generará una identidad respondiendo al criterio de unidad que todo evento debe tener.

De la misma manera tendrá una importancia crucial cómo generar conciencia del evento en aquellas personas a las cuales queremos influir para que sepan de su existencia y posibilitar que dicha influencia se concrete.

- Logística: La logística es la parte mejor entendida en al organización de un evento. No es casual dada la importancia que tiene. Es la manera de hacer tangible las ideas diseñadas. Sin logística no hay evento y sin una buena logística que refleje el diseño no hay un buen evento, no hay un evento exitoso.

Los expertos en logística son los que hacen realidad el evento, son especialistas en los temas operativos y aseguran la realización al menor costo posible y con la mayor efectividad. Muchos son organizadores y otros proveedores de servicios pero siempre son clave en la cadena de los resultados.

Son la industria del sector: sedes, gastronomía, iluminación, sonido, musicalización, transporte, ambientación, hospitalidad, etc.

Son de vital importancia y están en desarrollo permanente convirtiéndose muchas veces en los responsables de generar diferenciales concretos. Pero siempre necesitan del diseño y la comunicación de eventos que les marque el camino a seguir, el desafío a resolver.

- Control: Siempre ha sido necesario medir los resultados obtenidos para de esta manera saber si los recursos aplicados a las acciones, en este caso realizar un evento, han conseguido alcanzar los objetivos propuestos. También a través del control podemos conocer qué tan bien lo hemos hecho y aprender cómo mejorar. Podemos saber si se ha justificado la inversión y cómo hacerla más efectiva. Por todo esto nadie duda de sus bondades pero somos concientes de las dificultades y limitaciones de dichas mediciones, en gran medida por el criterio subjetivo que aparece cuando las realizamos. Si bien hay empresas especializadas, procesos y programas desarrollados para llevarlas adelante, aún es un tema que tiene mucho por recorrer.

Conclusiones finales

- Necesidad de clarificar distintos aspectos involucrados: diseño, comunicación, logística, auditoría.

- Coordinar la articulación entre la formación y el desarrollo profesional y adaptarla a las necesidades del mercado - Formalizar adecuadamente la capacitación para responder a esta realidad

- Generar conciencia a partir de la correcta realización de los eventos, la especialización y una adecuada comunicación, del valor que la actividad aporta a la sociedad.

Vocabulario relacionado al artículo:

canal de influencia . comunicación . evento .

Diseño, comunicación, logística y control en la organización de eventos fue publicado de la página 173 a página175 en Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXIV.

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