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8º Ciclo de Eventos Jóvenes

Cossio, Luciana

Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXII

Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXII

ISSN: 1668-1673

XVII Jornadas de Reflexión Académica en Diseño y Comunicación 2009.

Año X, Vol. 12, Agosto 2009, Buenos Aires, Argentina. | 203 páginas

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Un Organizador de Eventos es un profesional que a través de la comunicación crea, organiza y produce congresos, exposiciones, ferias, festivales, shows, muestras. Está capacitado para lograr la planificación, gestión y programación de un evento, con una estrategia de comunicación empresarial adecuada como eje. 

Estudiar Organización de Eventos implica aprender a desarrollar el manejo eficiente de los contactos y relaciones con profesionales y proveedores de servicios para sus eventos. Significa dominar todos los aspectos relativos a la organización de un evento, con capacidad para liderar, amplitud en la negociación, habilidad para coordinar y tomar decisiones, facilidad en la comunicación, inteligencia en la elección de recursos y dinamismo para sortear las dificultades de último momento. 

El estilo pedagógico de la Facultad de Diseño y Comunicación en todas sus carreras es integrar la formación académica con la generación de proyectos que articulan el trabajo de los estudiantes en el aula con su futura realidad laboral. El Ciclo de Eventos Jóvenes está diseñado para que el futuro profesional, a través de los eventos, pueda planear una acción de comunicación que le permita obtener mayores beneficios y mejores resultados para su futuro. Esta practica profesional permite a los estudiantes aplicar los conocimientos adquiridos y trabajar sobre situaciones reales poniendo de manifiesto sus habilidades y competencias. Es un desafío que implica poner en juego su creatividad, imaginación y compromiso, utilizando recursos y conocimientos que se consolidan en un simulacro profesional. 

Los objetivos de este Ciclo para los estudiantes de Organización de Eventos involucran: llevar adelante una propuesta de comunicación y ser responsables por el diseño e implementación de la acción, conocer los mecanismos del pre-evento (relevamiento de sede, ambientación, recursos técnicos, y pautas autorizadas para la transformación del lugar), incentivar la imaginación, la creatividad en la producción y el cuidado integral de todos los detalles que forman parte de la imagen que se proyecta (el diseño, las invitaciones, las credenciales identificatorias, el programa de actividades y la vestimenta), acercar al estudiante al conocimiento por medio de la participación en la resolución de imprevistos. Es en el cumplimiento de todos y cada uno de estos objetivos que trabajamos desde la coordinación de los Eventos Jóvenes. 

Durante el Ciclo de Eventos Jóvenes además son seleccionados los mejores eventos y los grupos organizadores se hacen acreedores de pasantías rentadas en empresas de Eventos.

Nueva Sede Nuevos Aires 

Desde el comienzo del segundo cuatrimestre de 2008 trabajamos acompañando a los Profesores y alumnos que participarían del 8º Ciclo. Contando con Ecuador 933 como sede y el trabajo cotidiano de su responsable Christian Toost, visitamos las aulas e instalamos una comunicación diaria que nos permitió acompañar a nuestros alumnos desde la gestación de sus eventos. 

• Comunicación con los docentes: Tuvimos un primer contacto con ellos para presentarnos y así coordinar horarios para nuestra primera visita al aula. 

• Comunicación con los alumnos: Primer visita al aula. En nuestra primera visita, nos presentamos y explicamos brevemente el Ciclo de Eventos, su calendario, las modificaciones realizadas en el instructivo, las fichas técnicas, como llegar a Eventos Jóvenes en el Minisitio DC y lo que esperábamos de ellos para nuestra segunda visita -a los 15 días-. En esa oportunidad explicamos que contábamos con la nueva sede de Ecuador 933 y sugerimos que fueran a visitarla para proyectar y diseñar su evento. 

• Segunda visita al aula. En este encuentro retiramos la ficha de cada evento que incluía la conformación de los grupos, aquel alumno que ya era responsable de la comunicación con la coordinación del ciclo, el nombre del evento y una breve reseña del mismo. También subrayamos que la ficha que involucra lo espacial, técnico y mobiliario –es una página separada que conforma la ficha general- se cerraba en la sede misma de Ecuador con su responsable. 

• Visitas a la sede de Ecuador. Desde el primer contacto con los alumnos del ciclo de eventos los invitamos a conocer la sede para diseñar adecuadamente sus eventos. Hubo visitas individuales de alumnos, de docentes, grupales y también organizamos -cuando fue posible- que dictaran una de sus clases en la sede para juntos apreciar, conocer, medir e inspeccionar cada espacio. 

• Fichas y programas. Cada grupo fue entregando una ficha que contaba con los integrantes del grupo, el responsable del mismo, el nombre del evento, los sponsors –en los casos que tuvieran- y una breve reseña del evento. Con esta información, sumada a la ficha técnica que detalla el espacio necesario para el desarrollo del evento, los requerimientos técnicos y mobiliarios, fuimos designando a cada grupo el día, horario y espacio adecuado. 

• Programa del Ciclo de Eventos Jóvenes. Una vez definidas las fechas, horarios y lugares de cada evento, conformamos el programa completo del Ciclo donde se aprecian día por día, cada evento con su reseña, la cátedra a la que pertenecen, cada uno de los alumnos organizadores, los horarios y lugares. 

• Difusión. Con el programa del Ciclo ya impreso, visitamos nuevamente las aulas para entregarlo y explicamos con qué carteleras contarían en cada sede (cuatro en Mario Bravo, una en Ecuador y una en Jean Jaurès) para colocar las piezas gráficas de sus eventos. Subrayamos este punto posteriormente con los docentes para que incentivaran a los grupos a utilizar las carteleras.

El resultado, por demás gratificante, fueron 60 interesantes eventos con identidad propia que se desarrollaron del 17 al 28 de noviembre. Incluyendo por primera vez, 5 eventos deportivos que se llevaron adelante en el Club Ciudad de Buenos Aires, un festival de cortos para el cual los alumnos de Organización de Eventos trabajaron con el área de Cine y Televisión de la Facultad y cuyo corto ganador será proyectado en Expotrastienda 2009 y un Festival Musical que trajo a nuestra Facultad bandas reconocidas de la escena porteña. 

Gracias al esfuerzo de todos los sectores que comprometidos con el Ciclo acompañamos a los alumnos en esta forma diferente de estudiar, sumado al aporte de siempre de los docentes, el Ciclo de Eventos Jóvenes fue un verdadero éxito. Recogiendo las impresiones positivas de profesores y alumnos al finalizar esta etapa, asumimos para el próximo 9º Ciclo de Eventos Jóvenes el desafío de generar más eventos, superándonos en calidad y creatividad, convocando a los docentes a un trabajo de mayor interrelación para el enriquecimiento propio y del área ¡Hasta el 9° Ciclo de Eventos Jóvenes!

Vocabulario relacionado al artículo:

evento . propuesta de comunicación .

8º Ciclo de Eventos Jóvenes fue publicado de la página 139 a página140 en Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXII

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