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Documentación académica, consolidación de un área clave

Gaitto, Jorge

Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXII

Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXII

ISSN: 1668-1673

XVII Jornadas de Reflexión Académica en Diseño y Comunicación 2009.

Año X, Vol. 12, Agosto 2009, Buenos Aires, Argentina. | 203 páginas

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Dentro de las funciones y responsabilidades asignadas a la Secretaría Académica de la Facultad de Diseño y Comunicación, se destaca por su importancia, la conducción central respecto de la documentación académica, garantizando la calidad, seguridad, transparencia y celeridad de los procesos académicos – administrativos.

La Secretaría Académica establece un vínculo directo y responsable respecto del tránsito de documentación, entre la Facultad de Diseño y Comunicación y las distintas unidades y servicios académicos de la Universidad de Palermo. 

Procedimientos generales y criterios de calidad 

La creciente matrícula de la Facultad, hace necesaria la instrumentación de procedimientos que garanticen la seguridad del tránsito de la documentación, y el cumplimiento de los plazos establecidos para cada uno de los procesos. 

Se ha de tener en cuenta que la Secretaría Académica tiene a su cargo el registro y resguardo de los documentos que se encuentran en la Facultad de Diseño y Comunicación, y resuelve instancias vinculadas a los distintos estadios de alumnos dentro de las carreras de la Facultad. 

Documentación: Actas de cursado; Actas de finales; Actas complementarias; Actas de recuperatorio; Documentos de equivalencias internas y externas; Expedientes de resolución de equivalencias internas y externas; Altas en Carreras; Cambios de Carreras; Cambios de Planes de Estudios; Simultaneidad de Carreras. 

Líneas de acción: Planificación de exámenes; Resolución de Inscripciones especiales en cursados y finales: Análisis y resolución de trámite de Equivalencias; Control y trámite de solicitudes varias, tanto de docentes como de alumnos; Asesoramiento académico para altas de reincorporación, cambios de carrera, simultaneidad, cambios de planes, prórrogas; Análisis de orden de situación pre-graduación; Resoluciones de casos derivados de Gestión Académica y Orientación al Estudiante; Intervención para la resolución de casos derivados de Proyectos de Graduación; Planificación y organización de exámenes de la asignatura Comunicación y Diseño Multimedial II, vinculada al egreso de la carrera de Diseño Gráfico. 

Para dar respuestas inmediatas a las demandas de cada una de las instancias de los trámites, se ha instrumentado la modalidad y el procedimiento para responder a esas demandas online, respecto del estado y ubicación de trámites y documentos académicos.

Un servicio eficiente como mejoramiento de los estándares de calidad 

La Secretaría Académica funciona como portal de acceso tanto para los alumnos ingresantes, como para los interesados en ingresar a alguna de las carreras de la Facultad de Diseño y Comunicación. 

Dada la importancia estratégica de esta situación, se hace necesario capacitar al personal del sector, de manera tal de poder brindar un servicio de información y asesoramiento eficiente, por encima de los horarios y las tareas específicas. 

El trabajo cotidiano, se ve afectado por situaciones coyunturales que se desprenden del Calendario Académico, y cabe señalar como uno de los logros del sector, el mantener la cotidianeidad de las tareas y reforzar con un trabajo de equipo la asistencia a estas tareas de indudable importancia. 

De esta manera todo el personal se encuentra capacitado para desarrollar todas las tareas, sin que se vea afectado el sector por ausencias o sobrecarga de trabajo. 

Es prioritario el esfuerzo de todos para no entorpecer los procedimientos, sabiendo de la importancia por el respeto de las fechas límites y de la necesaria interrelación con otros sectores, sea de la propia Facultad como de los servicios académico-administrativos centrales. 

La comunicación fluida y precisa hacia adentro del sector, hace a la homogeneidad de las respuestas, de manera de evitar los dobles discursos que indefectiblemente generan confusión general. La respuesta segura y acorde a las normas no da lugar a dudas ni a otras interpretaciones, es necesario mantener informado a los distintos actores para evitar peregrinajes por todos los sectores con la consecuencia lógica de pérdida de tiempo, disgustos e inconformidades. 

Es trabajo de todos la retención del alumno, teniendo en cuenta el esfuerzo que significan las campañas de información e incorporación. 

Todos los sectores de la facultad trabajan con autonomía, esto otorga cierta libertad de movimientos, pero a su vez implica un alto grado de responsabilidad, por lo tanto es absolutamente necesaria una comunicación fluida entre los diferentes sectores. Desde la Secretaría Académica se ha comenzado un planificada agenda de reuniones semanales con aquellas unidades con las que se interactúa más estrechamente, de manera de analizar casos significativos que contribuyan a la redacción del Manual de Procedimientos, herramienta de trabajo que tiene por objeto establecer normas claras que se constituyan por encima de las personas que eventualmente ocupen puestos de trabajo en cualquiera de las dependencias de la Facultad de Diseño y Comunicación.

Nuevos horizontes 

Un avance significativo se podrá asegurar con procesos y procedimientos claros y efectivos, así, la inversión de tiempos en estas tareas se podrá disminuir considerablemente, dando lugar a la redistribución de trabajos del sector que serán ajustados a nuevos proyectos de crecimiento y consolidación. 

En este sentido, el crecimiento de la demanda de incorporación a las carreras a través de homologación de asignaturas, presupone una intensa actividad que necesita de respuestas inmediatas, ya que los procesos están íntimamente ligados a las fechas establecidas en el Calendario Académico. Es aquí donde se debe reforzar la dedicación, y este es un camino que necesariamente debemos recorrer. 

Del mismo modo en que los sectores fueron adquiriendo autonomía, cada uno de los integrantes de la Secretaría Académica, tiene la posibilidad de dar un paso hacia delante, para ello se genera y propicia un espacio de diálogo, interconsultas, y de presentación de nuevas ideas y proyectos. Es necesario un manifiesto compromiso para con los propios compañeros, para el equipo de trabajo y para la estructura de la Facultad. 

En la medida en que se de lugar al crecimiento de la base y los estratos intermedios, se podrá delegar y por consiguiente, quienes estamos en lugares de dirección y toma de decisiones, nos veremos en la obligación de avanzar y gestionar nuevos proyectos de desarrollo institucional.

Vocabulario relacionado al artículo:

demanda . documentación .

Documentación académica, consolidación de un área clave fue publicado de la página 162 a página163 en Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXII

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