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Comunicación externa: Una necesidad de la educación de hoy

Ruiz, Marisa Ester [ver currículum del autor, docente de la Facultad de Diseño y Comunicación]

Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXXIX

Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXXIX

ISSN: 1668-1673

III Congreso de Creatividad, Diseño y Comunicación para Profesores y Autoridades de Nivel Medio. `Interfaces Palermo´

Año XVII, Vol. 29, Noviembre 2016, Buenos Aires, Argentina | 214 páginas

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Resumen:

En un mundo cada vez más globalizado y competitivo, los procesos comunicacionales son cada vez mas complejos y abarcativos, alcanzando a todas las organizaciones que interactúan con la sociedad. En este contexto, las instituciones educativas, tanto de gestión estatal como privadas, enfrentan el paradigma de utilizar y poner en práctica el verdadero sentido de la palabra “comunicación”

Palabras claves: comunicación – Relaciones Públicas – educación – escuela – crisis.

Es habitual que las organizaciones piensen y planifiquen su comunicación, interna o externa, siendo fundamental y estratégica, ayudando a crear y/o modificar su imagen institucional. Esto resulta común en todas o la mayoría de las organizaciones, pero ¿Lo es en los establecimientos educativos? La mayoría de las instituciones educativas en Argentina, no le otorgan la importancia necesaria a la comunicación institucional, menos aún pensar en un profesional que la planifique.

Las instituciones educativas, se diferencian por su ubicación, su tamaño, sus objetivos, su modo de organización, capacidad económica, pero en la mayoría se destacan su dificultad en dar a conocer su propuesta educativa y los fines en común con su comunidad. La comunicación es una herramienta que ayuda a llegar al público objetivo.

Es imposible no comunicar, la no comunicación no existe. Lo que se expresa al ignorar algo o alguien, es decir “no me interesa, no me importa”, y lo que no exprese la institución de manera explícita lo harán los demás y generalmente no de forma positiva. De ahí la importancia de un profesional en relaciones públicas, una persona capacitada para encargarse de la comunicación institucional, para planificarla y saber actuar en diversas situaciones que resulten positivas o negativas.

Las instituciones suelen comunicar todo a su público interno (docentes, estudiantes, personal no docente, padres), pero no tienen incorporada la comunicación externa.

La comunicación debe planificarse; un plan de comunicación institucional sirve para elaborar e implementar acciones que podrán evidenciar y difundir los rasgos diferenciadores de cada Institución. Si no se comunica el proyecto educativo, la comunidad lo desconoce por lo tanto no existe posibilidad de que este tenga éxito.

Generalmente las instituciones no bosquejan su forma de comunicación, sin pensar que la planificación de ella constituye una herramienta estratégica para llegar de manera efectiva a todos sus públicos (internos, externos, mixtos, gubernamentales).

Comunicar el proyecto, es indicar y mostrar la dirección y el camino que se recorrerá para alcanzar los objetivos planificados, y para ellos es necesario implementar una estrategia comunicacional para transmitir el proyecto institucional.

Mediante una buena comunicación institucional externa, su comunidad inmediata podrá recabar toda la información necesaria y saber todo lo que en ella ocurre, entonces los padres de los potenciales alumnos, tendrán todo el conocimiento necesario que permita la elección de la institución educativa, al momento de inscripción para la etapa escolar, pues se está al tanto de su planificación académica, sus valores educativos, su plantel docente, entre otros.

La estrategia comunicacional, debe seleccionarse cuidadosamente, siendo afín con el proyecto educativo planteado, encuadrando con la identidad institucional, la factibilidad del cumplimiento de los objetivos que deben ser planteados previamente, y la cultura que tenga cada establecimiento, permitiendo que una organización se diferencie de otra.

Las crisis están al alcance de la palma de una mano: una aerolínea no sabe cuándo, dónde, ni por qué se va a caer un avión, lo que si sabe es que el algún momento, en algún lugar y por algún motivo eso sucederá, y debe estar preparado para tal contingencia. Ninguna institución está exenta de una crisis, pero sí debe ser consciente de que debe preservar su imagen y prestigio.

Las instituciones educativas no suelen pensar en ello, sin tener presente que siempre existen potenciales situaciones de crisis: enfermedades contagiosas (eruptiva, meningitis), excursiones donde pueden suceder accidentes (fuera del ámbito escolar se está mas expuesto a situaciones de riesgo), inconvenientes edilicios, chicos abusados o la baja de la matrícula.

Las crisis no avisan que van a llegar, sucediendo siempre en el momento menos oportuno, de ahí la importancia de la planificación comunicacional. Una vez sucedido el hecho, siempre hay que dar la “cara” y para eso, la prevención es el mejor antídoto. Previamente a que la crisis atañe, se tiene que definir quién será la cara visible de la institución, debe ser una persona que tenga la capacidad de poder transmitir confianza mediante un mensaje veraz, de forma sólida y coherente.

Esto se logra estableciendo previamente las acciones a seguir: Definiendo el o los voceros, los cuales deben estar preparados con anterioridad.

Teniendo un listado “tipo” de posibles preguntas y sus respectivas respuestas a brindar.

Saber diferenciar lo urgente de lo importante Monitorear qué medios y públicos se contactarán para cada posible situación de crisis.

Realizar un FODA de la propia institución y de los integrantes de la propia comunidad. Eso ayudará a conocer las crisis institucionales de otros establecimientos, sabiendo que podrían pasar en el propio.

A las instituciones educativas les cuesta pensar en comunicar puertas afuera de la institución. Un caso que suele repetirse con frecuencia, incluso es tema de debate en los congresos, y es el momento cuando se advierte la caída de matrícula para el nuevo año lectivo.

En ese preciso momento es cuando se enciende una luz de alarma y la junta directiva llega a la siguiente conclusión: “algo tenemos que hacer”. Para ese “algo” ya es tarde. ¡La crisis ya sucedió! ¿Por qué no prevenirla? Como se expresó previamente, la no comunicación no existe, pero todo lo que no se difunde, se desconoce. Se puede brindar la mejor enseñanza, contar con el mejor sistema pedagógico, tener los mejores docentes, pero si no se da a conocer, es como si no se tuviese.

No se puede o debe comunicar todo en el mismo momento, es importante saber qué se quiere comunicar, determinando la relevancia y el momento adecuado para hacerlo, mediante el desarrollo de la estrategia adecuada.

El éxito de la comunicación externa depende básicamente del modo y las herramientas utilizadas para expresar las actividades institucionales. Para poder desarrollar la acción comunicacional es necesario conocer quienes conforman su público externo, este va a depender de cada institución en particular, pero generalmente en las instituciones educativas, su público externo suele comprender: la comunidad, sus medios de comunicación influyentes, líderes de opinión, medios especializados, instituciones públicas y privadas, egresados, potenciales alumnos.

Para alcanzar el éxito comunicacional no se debe olvidar a ningún público, de igual manera al elaborar una estrategia comunicacional se deben contemplar todos los canales de comunicación posibles de utilizar a saber: publicaciones, nuevas tecnologías, realización de actividades con finalidad benéfica (evento de fin de año con la recaudación de alimentos no perecederos a donar para un comedor). Ningún recurso ni medio debe ser desperdiciado, teniendo en cuenta que solo las nuevas tecnologías, Blog institucional, faceboock, entre otras redes sociales, no alcanzan. En las instituciones educativas interactúan numerosas personas, y no se debe olvidar que ellas tienen diversas edades y objetivos diferentes.

Las autoridades educativas deben tener presente que realizar una buena gestión es fundamental, pero esta debe ser comunicada adecuada y apropiadamente, comprendiendo que la comunicación institucional lejos de ser un enemigo es un aliado que ayuda al conocimiento puertas afuera del establecimiento, eligiendo el modo, el cómo y el momento adecuado para transmitir un mensaje, dirigiéndolo al público específico que se pretende, impactando positivamente Siempre se debe tener presente y no olvidar, que la comunicación es una herramienta estratégica, y cómo se utiliza depende de cada institución y de sus integrantes, fundamentalmente de la planificación que realicen sus autoridades con un profesional especializado en la materia.

Descuidar los aspectos comunicacionales, le resta eficacia al trabajo diario, corriendo el riesgo de resentir los objetivos educacionales planteados.

Referencias bibliográficas Bañuelos Ganuza, X. (1998). Las asociaciones y los medios de comunicación de masas. Bilbao, España.

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Weil, P. (1990). La comunicación global. Comunicación institucional y de gestión. Barcelona: Paidós.

Abstract: In an increasingly globalized and competitive world, communication processes are increasingly complex-encompassing, reaching all organizations interacting with society. In this context, educational institutions, both state and private management, face the paradigm of use and implement the true meaning of the word “communication”.

Keywords: Communication – Public Relations – Education – School - crisis

Resumo: Em um mundo cada vez mais globalizado e competitivo, processos de comunicação estão cada vez mais complexo e abrangente, atingindo todas as organizações que interagem com a sociedade. Neste contexto, as instituições de ensino, tanto do Estado e gestão privada, enfrentam o paradigma de utilizar e pôr em prática o verdadeiro sentido da palavra “comunicação”.

Palavras chave: comunicação - relações públicas - educação - escola - crise

(*) Marisa Ester Ruiz: Licenciada en Relaciones Públicas e Institucionales, Magister en Comunicación, en la actualidad realiza su tesis doctoral en Educación Superior. Docente Universitaria de instituciones públicas y privadas. Disertante y coordinadora de congresos nacionales e internacionales. Capacitadora en instituciones del ámbito empresarial y educativo en todos sus niveles.


Comunicación externa: Una necesidad de la educación de hoy fue publicado de la página 181 a página183 en Reflexión Académica en Diseño y Comunicación NºXXIX

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