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La escencia de la comunicación en los eventos.

Sáenz Valiente, Adela [ver currículum del autor, docente de la Facultad de Diseño y Comunicación]

Reflexión Académica en Diseño y Comunicación Nº VI

Reflexión Académica en Diseño y Comunicación Nº VI

ISSN: 1668-1673

XIII Jornadas de Reflexión Académica en Diseño y Comunicación. Febrero 2005. Buenos Aires. Argentina:"Formación de Profesionales Reflexivos en Diseño y Comunicación"

Año VI, Vol. 6, Febrero 2005, Buenos Aires, Argentina | 288 páginas

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«Comunicación» es un tipo de palabra como «organización»: no es fácil de definir. 

Se supone que el resultado es un intercambio de información y compartir determinada opinión entre las personas. Así, una medida de la administración efectiva de la comunicación interpersonal es que la información se haya transmitido y que se hayan construido relaciones. 

Los individuos tienden a experimentar una satisfacción personal cuando se comunican e interactúan con amigos, parientes y otros a quienes conocen bien, con personas con las que se sienten a gusto. Pero los gerentes o jefes tienen, a menudo, que trabajar con otras personas, con las cuales no han establecido este tipo de relaciones, para lograr los objetivos organizacionales. Tal vez se den malentendidos que conduzcan a desacuerdos y conflictos y una falta de cooperación. Todo esto genera un clima de trabajo no saludable. Las personas se comportan con amabilidad y aparentan cooperar, pero, debido a que los problemas interpersonales que subsisten no han sido resueltos, la calidad de comunicación interpersonal es pobre. 

Las personas somos diferentes y necesitamos entender la naturaleza de tales diferencias. 

Uno, como individuo, tal vez cuente con una visión congruente del mundo, de la organización de la cual pertenecemos y de nuestro trabajo, pero actuamos en un ambiente en el que hay otras personas. Esta es nuestra disyuntiva. En realidad uno de los retos más grandes como administradores de comunicación es que las otras personas son diferentes. 

Dos de las diferencias básicas entre los individuos son la personalidad y la percepción. Estas diferencias hacen que las personas se comporten de forma distinta ante situaciones diferentes, y esto ocasiona problemas en la comunicación. No voy a ponerme a definir la palabra «personalidad», lo que necesitamos saber acerca de ella es que no nacemos con ella, al menos no totalmente. La personalidad se determina e influyen en ella tanto los genes hereditarios como el medio social y físico y las experiencias. Esto proporciona valores únicos, creencias y necesidades que moldean la conducta que presentamos ante el mundo. Como tenemos diferentes experiencias en la vida, los factores hereditarios y ambientales que interactúan de manera complicada da como resultado patrones de comportamiento que son únicos para cada individuo. De modo que variamos en inteligencia, educación, creencias religiosas, nivel social y experiencias, y esto afecta la forma en que nos comunicamos con los demás. La percepción es el proceso mediante el cual seleccionamos, organizamos e interpretamos los estímulos sensoriales y la información en términos que se acoplan a nuestros propios marcos de referencia y visiones del mundo. Todo el tiempo recibimos información. No tomamos en cuenta parte de ella, otra la aceptamos y la interpretamos a la luz de nuestra experiencia. De esta manera nos formamos imágenes de las personas, con frecuencia, con base a muy poca información, predecimos su comportamiento en ciertas situaciones y seleccionamos lo que, según nuestro punto de vista, es la mejor manera de acercarnos a ella o comunicarnos. Así no somos del todo objetivos. La mayor barrera contra la objetividad son nuestros propios conceptos, lo que «sabemos» está en relación con el mundo y con otras personas, tendemos a rechazar la información que parece amenazar nuestras propias concepciones. 

Puesto que todos somos diferentes y nuestras percepciones son distintas, el proceso de comunicarse efectivamente con otras personas, en ocasiones, es bastante difícil. Cuando no hay percepciones, valores y juicios compartidos es poco probable que se dé una comunicación efectiva. 

Para comunicarnos bien necesitamos conocernos a nosotros mismos y a nuestro marco de referencia, y ser capaces de valorar a otras personas. Sólo entonces será posible encontrar las mejores formas de interrelacionarnos 

Vivimos en un mundo globalizado en el cual todos estamos aparentemente comunicados a través de los medios masivos, Internet, el e-mail, los videos. 

Pero, en realidad, tenemos escasas oportunidades de comunicarnos personalmente con nuestros semejantes, con quienes compartimos los mismos intereses culturales, económicos, sociales. Los seres humanos somos sujetos de comunicación, y esto era así antes de que existieran los dispositivos técnicos actuales o que se hablara de la sociedad de la información. Porque somos sujetos de comunicación construimos sociedades. 

En la actualidad todos hablamos de comunicación y todos creemos saber algo sobre el tema. Empresas y gobiernos justifican sus errores diciendo que fueron problemas de comunicación. Todos entendemos que el verbo comunicar es establecer un diálogo con otro donde las dos partes tienen algo para decir, y por ende la escucha se convierte en un punto clave. 

Un evento implica, como objetivo fundamental, establecer un vínculo de comunicación entre personas de diferentes sectores sociales, nacionales, extranjeros. Por eso, no sólo debemos preveer los aspectos técnicos, sino la convicción de que los asistentes deben retirarse del mismo sintiendo que han cubierto sus expectativas de intercambiar conocimientos y contactos. De esta manera considero de vital importancia el análisis de la organización de eventos desde el ángulo de la comunicación, ya que, podríamos decir, un encuentro entre seres humanos es un sistema generador de comunicación 

La información y las relaciones son la escencia de todo evento, la celebración es el vínculo entre la empresa y el público, entonces surge una pregunta ¿Cómo podemos comunicarnos de una manera que estemos celebrando? 

Muchos eventos se cierran con broche de oro en la voz de un invitado especial o dignatario que pronuncia un discurso. El orador sabio es aquel que habla y se dirige a las necesidades de sus escuchas, lo que es un signo de haber estudiado a sus clientes de manera intensa, logrando una conexión emocional con el público. Sus palabras comparten aspiraciones, sentimientos y creencias, y no tratan de mostrar nuevas ideas Adicionalmente a la destreza que se puede alcanzar con el uso de las palabras, también existe el poder del silencio. 

Lo que sabemos de la comunicación es que al menos del 85 al 93 por ciento se da de manera no verbal. La comunicación verbal tiene un rango muy bajo, el escucha no siempre oye con exactitud lo que el emisor pretende transmitir. Por esta razón los eventos utilizan dos vías, una involucra a múltiples canales( impresos, verbales, audiovisuales), y otra hace uso de redes informales para dar sus mensajes. 

Así se organiza un evento con la pretensión de generar mensajes que puedan servir para enriquecer a los públicos asistentes.

Los mensajes pueden ser: 

• Intencionales o voluntarios: aquellos que establecen en su concepción un proceso de codificación técnicamente asistida. Se manejan contenidos, relaciones, soportes, traduciendo las ideas a un código que todos puedan entender, ej. información científica, avisos publicitarios, folletos, carpetas informativas etc. 

• No intencionales o involuntarios: son ingobernables y no están generados por los organizadores de eventos, sino que surgen espontáneamente entre el público en base a un estímulo ocasional ej. charlas amistosas, incorporación de códigos gestuales, opiniones sobre los temas tratados etc. 

• Mensajes implícitos o explícitos: los primeros son más connotativos. Cada persona da una connotación subjetiva, hay libertad de interpretación personal de los hechos. Un ejemplo sería la realización de un acto solidario relacionado con el evento que lleve a una interpretación subjetiva del público.

Los explícitos son mensajes denotativos que dice lo que el emisor quiere, se pueden dar anuncios de mensajes relacionados con la filosofía del evento. 

Por último están los explícitos: generados por observadores externos, ya sea a través de los medios de comunicación o entre personas que están en el radio de influencia de la sede del evento (rumores, opiniones) 

Todo esto conlleva a lo que denominamos sinergia comunicativa, es decir, engloba todo el proceso comunicacional, teniendo como elementos clave la precisión, la claridad, y la coherencia. 

Este proceso está sujeto a la política global de la institución convocante, basándose en una filosofía e ideología deter- .minadas que identifican la figura organizadora. 

El fenómeno comunicativo que se da en toda celebración, forma parte de un plan estratégico, que estará integrado por un modelo operativo orientado a lograr los fines y objetivos. Todo dice algo, por lo tanto todos los aspectos del evento merecen ser interpretados, buscar las actitudes, creencias o valores que se quieran transmitir a los invitados. 

Las celebraciones exitosas «hablan» a todos los aspectos del ser humano, y hacen contacto con las personas a todos los niveles: Sensorialmente, físicamente, intelectualmente, emocionalmente y porqué no, espiritualmente. 

Las personas buscan en cada elemento la intención simbólica subyacente. 

Por consiguiente, el planteo de la comunicación nos lleva a lograr una imagen institucional, que será percibida por los diferentes públicos en forma subjetiva. 

La imagen institucional es el resultado de todas las experiencias, creencias, conocimientos, sentimientos e impresiones que la gente tiene respecto de una organización, y un evento es una herramienta fundamental para generar una actitud favorable en los públicos a la hora de jerarquizar un producto, empresa o institución.


La escencia de la comunicación en los eventos. fue publicado de la página 214 a página216 en Reflexión Académica en Diseño y Comunicación Nº VI

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